Die Akzeptanz von Kartenzahlungen bringt Ihnen viele Vorteile, die wir hier kurz erläutern.

Mehr Sicherheit

Bargeld in der Kasse zu haben, birgt gewisse Risiken. Dank Kartenzahlungen müssen Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen, das Geld sicher aufzubewahren und es zur Bank bringen zu müssen.

Mehr Einblick

Mithilfe digitaler Zahlungen können Sie den Geldfluss Ihres Unternehmens besser analysieren und Trends erkennen. Dazu lassen Sie sich von Ihrer Bank Kontoauszüge mit allen eingehenden Zahlungen erstellen, aus denen die Betragshöhe und das Datum des Zahlungseingangs hervorgehen. Die monatlichen Zahlungsberichte ermöglichen es Ihnen, mögliche Muster zu erkennen. Beispiel: Machen Ihre Kunden kleinere, häufigere Einkäufe unter der Woche oder größere, weniger häufige Einkäufe am Wochenende? Auf Basis dieser Daten können Sie gezielt entscheiden, wie Sie Ihr Unternehmen führen und Ihr Angebot bewerben möchten.

Mehr Service

Egal, ob Sie stationär tätig sind, mobil vor Ort oder sogar direkt beim Kunden zu Hause: Mit der digitalen Zahlungsoption profilieren Sie sich als serviceorientierter Dienstleister. Ihre Kunden brauchen kein Kleingeld und – bei größeren Ausgaben– keine höheren Bargeldbeträge bereitzuhalten. Und Sie selbst ersparen sich das aufwendige Herausgeben von Wechselgeld.

Mehr Möglichkeiten

Sie möchten Buchungen oder Vorauszahlungen über einen Onlinemarktplatz oder eine App annehmen? Wenn Sie Kartenzahlungen schon akzeptieren, können Sie Ihr Unternehmen bestmöglich fit für die Zukunft machen. Einige Kartenzahlungsanbieter unterstützen Sie sogar beim Aufbau eines neuen Onlineshops oder beim Wechsel zu einer neuen Plattform. Alle Ihre Online- und Ladenverkäufe lassen sich so an einem Ort verwalten.

Schon dabei?

Sie akzeptieren Kartenzahlungen bereits und möchten Ihre Buchhaltung noch smarter gestalten? Dann lesen Sie unseren Artikel „Schneller bezahlt werden und reduzierter Verwaltungsaufwand dank digitaler Buchhaltungssoftware“.

Ihre Vorteile

Sie wägen ab, ob Sie zukünftig Kartenzahlungen akzeptieren sollen und damit dem Wunsch Ihrer Kunden entsprechen? Dies sind Ihre Vorteile:

• Mehr Verkäufe, da nicht mehr nur mit Bargeld bezahlt werden kann
• Keine Kosten und Probleme mehr mit verspäteten Zahlungen oder Falschgeld
• Modernes Auftreten Ihres Unternehmens

Die ersten Schritte

Es gibt verschiedene Kartenzahlungsdienstleister, Preismodelle und Zahlungsterminals. Aber welche Lösung ist die richtige für Sie? Da jedes Unternehmen anders ist, kann diese Frage nicht pauschal beantwortet werden. Die folgenden Punkte sollten in Ihre Überlegungen einfließen:

Geschäftsausblick

Wie steht Ihr Geschäft heute da – und wie soll es sich in den nächsten zwei bis drei Jahren entwickeln? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Kartenzahlungen zu akzeptieren. Ob persönlich bei Ihnen vor Ort, auf Ihrer Website oder über das Telefon – entscheiden Sie, was aktuell und was in Zukunft am besten zu Ihnen passt.

Geschätzter Kartenumsatz

Machen Sie sich Gedanken über die durchschnittliche Anzahl und Transaktionssumme der Kartenzahlungen in einem bestimmten Zeitraum. Diese Informationen werden üblicherweise von Kartenzahlungsdienstleistern benötigt. Mit groben Schätzungen können Sie zudem verschiedene Angebote besser miteinander vergleichen.

Zahlungsgeräte

Überlegen Sie, wie Sie Ihre Kunden aktuell bedienen bzw. in Zukunft gerne bedienen würden, und schränken Sie so Ihre Geräteauswahl ein. Sie entscheiden, ob Sie Standgeräte oder mobile Terminals brauchen und ob Sie eher eine eigenständige oder integrierte Lösung für Ihr Kassensystem bevorzugen.

Preismodelle

Verträge oder bedarfsorientierte Tarife? Um zu entscheiden, welche Lösung die für Sie beste ist, sollten Sie nicht nur die Vorabkosten, die Vertragsdauer und die Abrechnungsbedingungen berücksichtigen. Informieren Sie sich zusätzlich, wie der gewählte Dienstleister Sie auch bei der digitalen Transformation an anderer Stelle in Ihrem Unternehmen unterstützen kann.

Prüfen Sie, ob mit Ihren Zahlungsgeräten kontaktloses Bezahlen möglich ist. Bei den meisten neueren Modellen ist das der Fall. Dann lassen Sie diese Funktion einfach von Ihrem Zahlungsdienstleister aktivieren. Falls Ihre Zahlungsgeräte kontaktloses bezahlen nicht bieten, sollten Sie über einen Austausch nachdenken.

Stellen Sie sicher, dass Sie nach wie vor Trinkgeld annehmen können. Die meisten Zahlungsterminals lassen sich so konfigurieren, dass Trinkgeld problemlos hinzugefügt werden kann.

Schulen Sie Ihr Personal. Mit kontaktlosem Bezahlen können Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit gewinnen. Je besser sie sich auskennen, desto reibungsloser gelingt der Umstieg. Die wichtigsten Punkte: Grundlagen und Limits für kontaktloses Bezahlen, bei Zahlungsablehnung auf Chip- und PIN-Zahlung zurückgreifen, Belege ausstellen, Rückerstattungen durchführen und Trinkgeld annehmen.

Machen Sie mit und verhelfen Sie Ihrem Unternehmen mit schnelleren Dienstleistungen und verkürzten Wartezeiten zu mehr Wachstum.

Vier Tipps, wie auch Sie Kartenzahlungen anbieten können:

Entscheiden Sie sich, welche Art von Zahlungsdienstleister am besten zu Ihnen passt. Für Kartenzahlungen in Ihrem Unternehmen benötigen Sie ein bestimmtes Bankkonto – ein sogenanntes Händlerkonto – sowie ein zusätzliches Zahlungsgerät. Dafür gibt es zwei Optionen: Sie wählen Händlerkonto und Zahlungsgerät zweier verschiedener Dienstleister oder entscheiden sich für ein komplettes Servicepaket eines einzigen Dienstleisters. Für größere Unternehmen empfiehlt sich aufgrund der höheren Flexibilität die Zusammenarbeit mit zwei Dienstleistern. Kleinere Unternehmen profitieren in der Regel eher von unkomplizierten Servicepaketen eines Dienstleisters.

Ermitteln Sie den für Sie passenden Dienstleister. Bei Technologie und Kundenservice gibt es manchmal minimale Unterschiede. Hauptkriterium ist jedoch der Preis. Die meisten Anbieter verlangen einen festen Prozentsatz pro Zahlung. Ratsam ist auch ein Vergleich von Einrichtungsgebühren, festen monatlichen Mindestgebühren sowie Mietgebühren von Zahlungsgeräten.

Schulen Sie Ihr Personal. Die Umstellung auf digitale Zahlungen bedeutet eine große Veränderung. Daher sollten Sie Ihr Personal in Schulungen mit dem neuen Prozess vertraut machen. Achten Sie dabei besonders auf die folgenden Punkte: einfache Zahlungen durchführen, Vorgehen im Fall einer abgelehnten Zahlung, Trinkgeld annehmen und Rückerstattungen durchführen.

Wählen Sie ein Zahlungsgerät mit verschiedenen Trinkgeldoptionen aus. Beim Bezahlen mit Karte können Kunden unabhängig vom mitgeführten Bargeld ein Trinkgeld in beliebiger Höhe geben.

¹ Firmeneigene Daten von Visa, August 2018

Grundlagen

Wie und wann Sie Zahlungen erhalten, liegt weitgehend bei Ihren Kunden und außerhalb Ihrer Kontrolle. Trotzdem haben Sie Möglichkeiten, eine schnellere Bezahlung sicherzustellen. Dadurch haben Sie mehr Geld auf dem Konto und können den durch Zahlungsverzüge verursachten Verwaltungsaufwand reduzieren.

Achten Sie also besonders auf folgende Punkte:

Zahlungsbedingungen

Wie lange haben Ihre Kunden Zeit zu bezahlen? Beträgt Ihr Zahlungsziel 45 Tage ab Rechnungsdatum, obwohl viele auch mit 30 Tagen einverstanden wären? Wenn Sie klare, branchenübliche Zahlungsbedingungen festlegen, steigt die Wahrscheinlichkeit, schneller bezahlt zu werden. Überdenken Sie auch die Zahlungsziele, die Sie mit Lieferanten vereinbart haben. Diese lassen sich ggf. verlängern, damit Sie zuerst von Ihren Kunden bezahlt werden, bevor Sie Ihre eigenen Rechnungen begleichen müssen.

Verspätete Zahlungen

Sie sollten einen festen Prozess für den Umgang mit verspäteten Zahlungen haben, damit Sie stets den Überblick behalten, wann welche Zahlung fällig war. Dafür gibt es verschiedene Tools, die automatisch daran erinnern und dies für Sie erledigen.

Wiederholter Zahlungsverzug

Haben Sie Kunden, die regelmäßig zu spät bezahlen? Falls ja, sollten Sie mit ihnen in Kontakt treten und gemeinsam eine Lösung für dieses Problem finden. Eine drastischere Maßnahme wäre, für unzuverlässig Zahlende keine Leistungen mehr zu erbringen. Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden – bei verspäteten Zahlungen besteht Handlungsbedarf.

Buchhaltungssoftware

Möglicherweise kümmern Sie sich derzeit um alle Facetten Ihres Unternehmens selbst. Sie arbeiten als Verkäufer, Berater, Buchhalter, Anwalt, Marketingchef, CEO und, und, und. Um all das zu meistern, sollten Sie sich auf das konzentrieren, was den größten Mehrwert verspricht. Bestimmt können Sie Ihre Zeit sinnvoller nutzen, als die Buchhaltung zu erledigen, Rechnungen auszustellen, Zahlungen hinterherzulaufen und den gesamten Geldfluss zu kontrollieren. Eine Buchhaltungssoftware leistet Ihnen dabei gute Dienste und verschafft Ihnen schnell einen aktuellen und genauen Überblick über Ihre Finanzen.

Welche konkreten Vorteile bringt eine Buchhaltungssoftware Ihrem Unternehmen?

Schneller bezahlt werden

Mit einer automatisierten Buchhaltungssoftware können Sie Rechnungen direkt nach getaner Arbeit erstellen. Um keine Zeit zu verlieren, lassen sich die Rechnungen sogar aus Angeboten generieren und umgehend vom Smartphone aus verschicken. Für säumige Zahler stellen Sie einfach individuell anpassbare Zahlungserinnerungen ein, die automatisch per E-Mail verschickt werden. Der Nutzen dieser Prozesse: Sie erhalten schneller Ihr Geld.

Zeit einsparen

Aufgaben wie Kontoauszüge abgleichen, Ausgaben erfassen und Monatsrechnungen erstellen können mit einer Buchhaltungssoftware automatisiert oder ganz einfach an ein Teammitglied delegiert werden.

Immer up to date sein

Wenn Sie Ihre Buchhaltungssoftware in der Cloud hosten, können Sie sich jederzeit aktuell über die Leistung Ihres Unternehmens informieren. Sie können Ihren Geldfluss-Status bequem von Ihrem Smartphone aus prüfen und wissen so immer, wo Sie stehen. Mit einer digitalen, cloudbasierten Buchhaltungssoftware lassen sich außerdem verschiedene Drittanwendungen integrieren, sodass Sie mit nur einem System Gehaltsabrechnungen, HR-Programme und Prognosen verwalten können. Dadurch sparen Sie Zeit, in der Sie sich auf den Ausbau Ihres Geschäfts konzentrieren können.

Was ist die Cloud? Die Cloud ist eine Plattform, auf der Sie jederzeit und überall auf Ihre sicher gespeicherten Dateien zugreifen können. Wenn Sie selbst noch keine cloudbasierte Buchhaltungssoftware nutzen, macht es wahrscheinlich Ihr Buchhalter oder beabsichtigt, es in naher Zukunft zu tun. Denn es gibt zahlreiche Softwarepakete, die günstig, zeitsparend und flexibel sind. Oft ist die Software so benutzerfreundlich, dass Sie sie ganz eigenständig oder mit nur minimaler Unterstützung eines Buchhalters nutzen können.